"Jó csapatot vezetek, remélem egyre jobban"

Kökényesi Lászlót, a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság nemrég megbízott főigazgatóját kerestük fel, hogy tájékozódjunk a szervezet munkájáról, illetve a jelenleg előttük álló feladatokról.

Mi a GMF alapvető feladatköre?

Mindenekelőtt szeretném elmondani, hogy főigazgatói megbízásom ideiglenes jellegű, arra az időszakra szóló, amíg új pályázati eljárás lefolytatása eredményeként új főigazgató (vagy talán kancellár) kinevezésére sor nem kerül. A BME-en már 2012. december 31. óta megbízott főigazgató dolgozik, az akkori fenntartó (NGM) a korábban kiírt pályázatot eredménytelennek nyilvánította. 2014. január 1-től én is megbízottként látom el a főigazgatói teendőket.
A GMF feladatköre két nagy területből áll, a gazdasági, munkaügyi és jogi feladatokat a Gazdasági Osztály illetve a Jogi és Munkaügyi Osztály látja el, míg a műszaki, üzemeltetési jellegű feladatokat 4 osztály, a Beruházási és Karbantartási Osztály, az Üzemeltetési Osztály, a Telekommunikációs és Informatikai Osztály, valamint a Kollégiumok Osztálya végzi. A szervezeti struktúra alapvetően szolgáltatásra szervezett, mellyel a karokat, valamint a többi karokat segítő szervezetet támogatjuk, illetve az egész egyetemre kiterjedően is ellátunk egyes feladatokat. A gazdasági, valamint a munkaügyi és jogi terület fő feladata, hogy pénzügyi-számviteli és munkaügyi nyilvántartási rendszerek kiépítésével és működtetésével, a belső szabályozások, szerződések előkészítésével és jogszabálykövetésével, a pénzforgalmi rendszerek kialakításával és fenntartásával járuljon hozzá a szervezeti egységek ügyviteléhez. Ezek mellett az államháztartási költségvetés tervezése, lebonyolítása révén, és a beszámolási rendszer működtetésével kapcsolatot tartunk a fenntartóval, többnyire az EMMI-vel, és más költségvetési szervekkel: hivatalokkal, ellenőrző szervezetekkel. Olyan különböző nyilvántartási rendszereket működtetünk, amelyekben a gazdasági eseményeket és folyamatokat rögzítik, amelyek bármikor lekérdezhetőek. Ellátjuk tehát a működéshez szükséges információval az egyetemi szervezeti egységeket, vezetőket. Ennek a fő gerincét az Műegyetemi Gazdálkodási Rendszer (MGR) adja, amelyhez integráltan kapcsolódik a NEXON munkaügyi nyilvántartó rendszer, valamint a NEPTUN tanulmányi információs rendszer. A közvetlen bérszámfejtési feladatokat 2013. januártól a Magyar Államkincstár által működtetett Központi Illetményszámfejtési Rendszer (KIR3) vette át, így az onnan jövő számfejtési adatokat a saját rendszerünkbe kell importálni, hogy minden szervezeti egység saját témaszámain láthassa a kifizetéseket, terheléseket. A műszaki területhez tartozó feladatok is szerteágazóak, az épületek üzemeltetésén, a biztonsági szolgáltatások megszervezésén át a parkgondozásig számos feladatot kell ellátni, de ide tartozik a beruházások teljes végig vitele a tervezéstől a műszaki átadásig, a használatba adásig, sőt a létesítménygazdálkodási rendszer működtetése is dolgunk.

Mit látott fő feladatának a megbízás után, mi volt a fő irányelve?

Közel hét éve dolgozom az egyetemen, a Gazdasági Osztályt vezettem, így testközelből figyelhettem az főigazgatóság működését, láttam az elért eredményeket és a felmerülő problémákat egyaránt. Két feladatot emelek ki. Első és legfontosabb feladat a csaknem egy évig húzódó bérszámfejtési, bérfeladási probléma megoldása, „tűzoltása” volt. Ennek elvégzésében a munkaügyi és gazdasági terület munkatársai mellett magam is részt vettem. A másik nagy feladat az, hogy a 2014. január 1-től hatályba lépett új államháztartási számviteli rend egyetemünkön történő alkalmazására a pénzügyi-számviteli rendszereinket és az egyetemi szervezetet felkészítsük. Ez többek között az MGR továbbfejlesztését, egyes eljárásrendek megváltoztatását is jelenti, amely feladat még most is zajlik.
Úgy látom, hogy a GMF-nek az egyetemen belül egy olyan munkaszervezetnek kell lennie, amely támogatja az egyetemi szervezetek alapfeladatait, minden olyan rendszerellátó és rendszerüzemeltető feladatot elvégezve, mely központilag gazdaságosabb. Tehát nem csak a belső szabályozási rendszer kialakításában veszünk részt, hanem a jogszabályok és belső rendelkezések alkalmazásában tanácsadóként segítjük az egyetemi vezetőket és szervezeti egységeket. Ha valamely szervezet valamilyen elgondolással fordul hozzánk, nem csak azt kell megmondanunk, hogy az jogszerű e vagy sem, kivitelezhető e vagy sem, hanem azt is, hogyan tehető az még jobbá, gazdaságosabbá, eredményesebbé. Információszolgáltatást, kooperációt, és ezzel összefüggő tanácsadást is jelent ezért munkánk, aminek ráadásul rendszerszemléletűnek kell lennie, olyannak, amit a szervezetek nem csak egy-egy adott kérdésben hasznosíthatnak, hanem általában. Jelentenie kell még azt is, hogy gazdálkodási és nyilvántartási rendszereink folyamatos működtetését a korábbinál megbízhatóbban szervezzük, felhasználóbaráttá alakítsuk, hiszen a gazdálkodást segítő szoftverek prudens működése ma már az alapja bármilyen gazdálkodásnak. Fontos, hogy olyan eszközökkel nyújtsuk a szolgáltatásokat, hogy bármely egyetemi szervezet képes legyen azokat saját hasznára, a saját igényeinek megfelelően alkalmazni. Ebből következően nem uniformizált megoldásokat, hanem személyes részvételt és személyre szabhatóságot kell kínálnunk. A decentralizált gazdálkodási rendszerben a GMF szerepe is más, mert a szervezeti egységek nem végrehajtók, hanem megrendelők, így vevőközpontú szemléletet és információkezelést igényel a mi munkánk is. Segítenünk kell a karok és nem kari szervezetek vezetőit és munkatársait abban, hogy ők maguk is megismerjék, és rutinosan használhassák a központi informatikai erőforrásokat (pl. MGR) olyan mértékben, amilyen mértékben a munkájuk megkívánja. Készen kell állnunk arra, hogy a gazdasági ügyintézőket vagy akár a tanszékvezetőket megismertessük az egyre jobban működő MGR szolgáltatásaival, lekérdezési lehetőségekkel. Úgy is mondhatnám, hogy „nem halat kell adnunk, hanem hálót” az egyetemi szervezeteknek gazdálkodási feladataik ellátásához. Így például nem elvégezzük egy-egy tanszék helyett az összes gazdálkodási műveletet (szerződéskötés, teljesítés, könyvelés, pénzügyi elszámolás, pénzforgalom lebonyolítása, beszámolás, stb.), hanem lehetővé kell tegyük, hogy az MGR-ben menedzselje azokat. Alapvető, hogy a szervezeti egység bármikor, a gazdálkodására vonatkozó bármilyen adathoz az MGR-ből könnyen hozzáférjen. Például pénzforgalmi kimutatásokat tudjon lekérdezni, akár távoli eléréssel is, tehát ennek adatvédelmi problémáit is meg kell oldanunk.

Dr. Kökényesi László

Végzettségek:

1998-2002: BKE, PhD képzés, doktori fokozat

1992-1998: ELTE ÁJK, politológus

1996-1998: ELTE ÁJK, jogi szakokleveles közgazdász

1990-1995: BKE, okleveles közgazdász (vállalatértékelés szak, pénzügyi szak)

1982-1986: ZMK Műszaki Főiskola, üzemgazdász-üzemszervező

Szakmai tapasztalatok:

1998-2002: gazdasági-pénzügyi vezető (könyvelés és adótanácsadás)

2004-2006: gazdasági igazgató, Pető Intézet

2007-2009: gazdasági igazgatóhelyettes, BME

2010-2013: gazdasági igazgató, BME

2014-: gazdasági és műszaki főigazgató, BME

Mit jelent a decentralizált gazdálkodás?

A BME a magyar felsőoktatási intézmények között ezt a szervezeti hatáskör-megosztást ebben a formában egyedülállóan alkalmazza, már több mint tíz éve. Ennek lényege, hogy – a felelősségvállalás, önálló kezdeményezés jogának és felelősségének alacsonyabb szintre helyezésével – a kari szervezeti egységeket és az azokban dolgozókat érdekeltté teszi abban, hogy az egységük minél jobban, gazdaságosabban működjön. Integrált szemléletben, mert kiterjed a költségvetési támogatások minél takarékosabb és hatékonyabb felhasználására, illetve ösztönzi a saját bevételek (pl. pályázatok, vállalkozási tevékenység) minél nagyobb arányú elérését. A gazdálkodási lehetőségek ugyanakkor felelősséggel is párosulnak, ami igen fegyelmezett, több szálon futó szolgáltatói hátteret kíván. A helyzet a GMF számára is kihívás, és sok, bonyolult, komplex feladatot generál, hiszen a nagyobb projekteknél többnyire egyszerre jelentkeznek adózási, likviditási, kötelmi jogi, informatikai, üzemeltetési problémák, ami a GMF szervezeti egységének szoros együttműködését kívánja.  A BME-en - sok egyetemtől eltérően - nem kézi vezérléssel működtetett, központi autokratikus gazdálkodás zajlik  lineáris-funkcionális szervezetben. A szervezet „bevonó”, a gazdálkodást decentralizáló, vagyis a gazdálkodási döntések súlypontját a karokra kihelyező divízionális szervezeti formában működik. Alapvetően szabályozással és támogatással érvényesíti az összegyetemi érdekeket, kifejezetten kerüli a közvetlen beavatkozást. A szabályozás erőssége is eltérő, a karok vállalkozó szelleméhez inkább a minimális, inkább az önérdekre, józan észre építő regulák illenek, míg a költségközpontként működő nem kari szervezetek esetében éppen a precíz, minden lehetséges helyzetre kiterjedő szabályozás jellemző. Fentiekből látható, hogy például a GMF számára szolgáltatóként fontos szempont a rugalmas, feladatközpontú megközelítés, míg saját szervezetére vonatkozóan a saját bevétel orientált működés nem kívánatos, hiszen a feladatok fontosságát nem azok jövedelemtermelő-képessége határozza meg, hanem a műegyetemi belső szabályok és költségvetési keretek. Szintén nagy előnye ennek a rendszernek, hogy a szervezeti egységeknél év végén megmaradó pénzforgalmi többletet (maradványt) át tudják vinni a következő évre, mint „saját tartalékot”, így fejlesztéseiket is önállóan tervezhetik. Jelenleg több mint 5 milliárd forint van a karoknál ilyen maradványként.

Az egyetemi szervetek vezetői fel vannak készülve az ilyen jellegű feladatokra is?

Azt kell mondjam, hogy – az elmúlt évtizedben szerzett tapasztalatok alapján - minden szervezeti egységben megvannak azok a kollégák, akik képesek e rendszereket megbízhatóan, alkotó módon működtetni. A GMF számára ugyanakkor igen nagy kihívás, mert sokféle elvárásnak kell egyszerre megfelelnünk: azaz például azon szervezeti egységek igényeinek is, melyek bevételeik nagy részét oktatásból, alapkutatásból, és azoknak is, melyek főleg innovációkból, vállalkozási, szakértői munkákból szerzik.

A decentralizált gazdálkodásból adódik, hogy a GMF-nek nem feladata, hogy gazdasági racionalitás szerinti, ésszerűségi, hatékonysági szempontból felülvizsgálja a szervezeti egységek szakmai-gazdálkodási döntéseit. Tanácsot természetesen adunk, ha kérnek, alapvetően azonban jogszabályi megfelelőségi menedzsmentet végzünk, és azt vizsgáljuk, hogy a kötelezettségvállalás a hatályos szabályozási környezet előírásai szerint történt-e. A decentralizált rendszer nem csak a jogosultságok decentralizálását jelenti, hanem a felelősségét is. Ettől függetlenül a felelősségünk talán még nagyobb is mint korábban, mert dolgunk, hogy a megalapozott döntésekhez a kötelezettségvállaló egyetemi vezetők minél több információhoz jussanak. Úgy vélem, hogy ehhez igen jól felkészült, szakmailag-erkölcsileg erős, és elkötelezett vezetői gárda, továbbá kulcsmunkatársak állnak rendelkezésre. Évek óta folyik a nem kari szervezetek elégedettségvizsgálata, és a GMF általában jó eredményeket ér el, legtöbb szolgáltatásában egyre javuló eredményeket mutat. Lelkesítő, hogy munkatársaim milyen ügyszeretettel, sokszor szenvedéllyel igyekeznek szolgálni az egyetem ügyét, fejleszteni a szolgáltatások színvonalát. Jó csapatot vezetek, remélem egyre jobban.

Írta: Boros Miklós

Fotó: Szántai György

A cikk a Műhely XII/6. számában jelent meg.